仮払金

代表的なのは、社員の出張前に渡す旅費の前渡しです。渡した時点では実際にいくら使うか分からないため、ひとまず仮払金として記録しておきます。出張から戻って精算すると、交通費などの費用に振り替え、余った分は会社に戻します。あくまで一時的な置き場なので、本来は短い期間で別の科目に振り替わって消えていくものです。

例えば出張前に10万円を渡すと仮払金10万円を計上し、精算で8万円使っていれば、旅費8万円に振り替えて残り2万円を現金で戻します。決算書を読むときは、残高が大きい、または長い間残っている場合に注意します。使い道がはっきりしないお金が放置されている可能性があり、管理の甘さの表れとなることがあるからです。経営者個人への支払いが含まれていると、税務上は貸付金などとして扱われることもあります。決算の前には内容を確かめて精算するのが基本です。

前払金は、支払う相手と目的がはっきりしていて、商品を受け取る前に払うお金です。立替金は、本来は他の人が払うべきお金を一時的に代わりに払ったものです。仮払金は、中身がまだ確定していない点が違います。内容が決まった時点で、ふさわしい科目へ移します。

会社の規模に比べて残高が大きいかどうかが目安です。例えば総資産が1億円の会社で仮払金が1,000万円あれば、資産の1割にあたるので、中身を確かめる価値があります。金融機関が融資の審査で注目する科目の一つでもあり、理由を説明できないまま残しておくと、決算書全体の信頼を損なうことがあります。

「仮払金は費用だから利益を減らす」というのは誤解です。精算して費用に振り替えるまでは資産のままで、利益には影響しません。逆に言えば、精算が遅れると費用の計上も遅れ、その期の利益が実際より高く見えることがあります。決算の前に必ず精算しておくのが基本とされるのは、このためです。