「スキャナ保存」とは
スキャナ保存とは、紙で受け取ったり渡したりした領収書や請求書などを、スキャナやスマートフォンで読み取り、紙の代わりに電子データで保存する方法です。電子帳簿保存法が定める保存方法の一つで、一定の要件を満たす必要があります。
📌 投資判断のポイント
紙の領収書や請求書をスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データで保存する電子帳簿保存法上の方法。解像度や入力期間、改ざん防止、検索性などの要件を満たさないまま紙を捨てると保存義務を果たせない。
スキャナ保存はどういう仕組み？
電子帳簿保存法は、税金の計算に使う帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。保存の方法は大きく、パソコンで作った帳簿や書類をそのままデータで保存する方法、紙の書類を読み取って保存するスキャナ保存、メールやウェブで受け取った請求書などの電子取引データを保存する方法に分かれます。
スキャナ保存は利用するかどうかを選べる制度です。利用する場合は、改ざんを防ぎ、後から確認できるようにするための要件を満たします。主なものは、一定の解像度やカラーでの読み取り、受け取ってから決められた期間内の入力、タイムスタンプの付与または訂正や削除の履歴が残るシステムの利用、日付・金額・取引先で検索できること、画面や紙に見やすく出力できることなどです。
スキャナ保存の具体例と注意点は？
個人事業主が、お店で受け取った紙の領収書をスマートフォンのアプリで撮影し、要件を満たすクラウドサービスに保存すれば、紙の原本を保管し続ける手間を減らせます。
注意点は、要件を満たさずに紙を捨ててしまうと、保存義務を果たしていないとみなされるおそれがあることです。使うサービスが要件に対応しているかを事前に確かめましょう。また、メールで受け取った請求書のように最初から電子データの書類は、スキャナ保存ではなく電子取引データとして保存する別のルールが適用されます。要件の細かい内容は改正されることがあるので、国税庁の最新の案内で確認してください。
数値でみる主な要件
国税庁のパンフレットによると、契約書や請求書、領収書などの重要書類は、受け取ってから速やかに、おおむね7営業日以内に入力する方法か、業務の処理サイクル（最長2か月以内）を過ぎた後、おおむね7営業日以内に入力する方法のどちらかで保存します。読み取りは解像度200dpi相当以上、赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラーが基本です。見積書や注文書などの一般書類は、白黒の階調で読み取ることもできます。始めるための特別な手続きは原則不要ですが、始める前に受け取った重要書類をスキャナ保存するときは、あらかじめ届出書が必要です。
出典: 国税庁「スキャナ保存関係」
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