電子帳簿保存法

制度は大きく3つに分かれます。

• 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作った帳簿や書類を、データのまま保存する
• スキャナ保存：紙で受け取った領収書や請求書を、スキャナやスマートフォンで読み取って保存する
• 電子取引：メールやウェブサイトで受け取った請求書や領収書のデータを保存する

このうち電子取引は、会社だけでなく個人事業主も対象です。2022年1月の改正で、電子で受け取った取引の情報は印刷して保存するのではなく、原則としてデータのまま保存することとされました。準備期間として設けられた宥恕措置は2023年12月31日で終わり、2024年1月1日からは、一定の要件のもとでの猶予措置を除き、データでの保存が必要です。

出典: 国税庁「電子帳簿保存法関係」

ネット通販で買った事務用品の領収書をウェブサイトからダウンロードした場合、そのPDFを保存しておく必要があります。保存の際は、取引の日付、金額、取引先で検索できるようにしておくことなどが求められます。売上高が一定以下の事業者には、検索の要件が一部免除される扱いもあります。

一定の要件を満たす「優良な電子帳簿」を備え、事前に届け出ると、その帳簿に関連して申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5%軽減されます。

電子取引のデータを保存しなかった場合でも、それだけで青色申告の承認が直ちに取り消されるわけではないとされていますが、帳簿の信頼性が問われ、経費の証明が難しくなるおそれがあります。データの改ざんや削除があった場合の重加算税は、通常より10%加重されます。