統制勘定

取引先が多い会社では、総勘定元帳の売掛金勘定に全員分の取引を書き込むと、誰にいくら請求しているかが分からなくなります。そこで取引先ごとの明細は得意先元帳などの補助元帳に記録し、総勘定元帳の売掛金勘定には合計だけを載せます。このときの総勘定元帳側の勘定が統制勘定です。

統制勘定の残高と、補助元帳の各取引先の残高の合計は一致するはずです。一致しなければ、どこかで記入漏れや二重記入、金額の書き間違いがあると分かります。つまり統制勘定は、記録の誤りを早く見つけるための「突き合わせの相手」です。担当者を分けて、補助元帳を付ける人と統制勘定を付ける人を別にすれば、不正の防止にも役立ちます。

海外の中等教育の会計科目では、売掛金と買掛金の統制勘定の作り方が、試算表や銀行残高の照合と並ぶ「記録を確かめる」単元の柱になっています。

得意先A社に30万円、B社に50万円の売掛金があれば、補助元帳の合計は80万円で、統制勘定の残高も80万円になります。もし統制勘定が85万円なら、5万円分の記録をどちらかで間違えていると分かります。

注意したいのは、両者が一致しても誤りがゼロとは限らないことです。たとえばA社への請求をB社の欄に書いた場合、合計は合うので統制勘定では見つかりません。取引先からの残高確認など、別の確かめ方と組み合わせて使います。

補助元帳は「取引先ごとの明細」、統制勘定は「その合計」です。補助元帳を見れば、A社への請求がいつ、いくら発生し、いつ入金されたかが分かります。一方、統制勘定を見れば、会社全体で回収待ちの売掛金がいくらあるかが一目で分かります。決算書に載るのは統制勘定の残高で、補助元帳は日々の請求や支払いの管理に使います。会計ソフトでは補助科目の機能で両方を同時に記録するのが一般的ですが、月に一度は合計が一致しているかを確かめ、差が出たら原因を調べる習慣が大切です。